「現行業務の課題」はどのように明確化するのか?

 こんにちは、あぶどぅるです。お久しぶりです。
 ちょっと友人と香港/マカオに行っていたり、依頼されたコーポレートサイト作成に集中していたりで、間が空いてしまいました。

 旅は一人でふらふら行ったことのない場所に行くのも好きなのですが、複数人でわいわい行くのもたまには良いですね。歩きすぎて足の血豆がやばいです・・・。

 というわけで本題。

 「コンサルティン手法/どのように進めていくか」について、各stepを詳細に説明してみよう企画、第三弾。

 「現行業務の改善点」はどのように行うのかについて。
 これは、大きく2つに分かれます。

  • 現状、認識されている課題は何か
  • 現状課題とはなっていないが、より改善できるところはどこか

本日は一点目、「現状、認識されている課題は何か」について書いてみたいと思います。

「現行業務の課題の明確化」はどのように行うのか?

「意見」を洗い出した後、「課題」に洗練する

 現状、既に「課題」として認識されていることを洗い出し、その原因を掘り下げます。

 「課題とはなにか」についてはこちらの記事(「業務改善/業務効率化」を行うための2つのポイントとは?)で書きましたが、「あるべき姿と現状との乖離」ですね。

 ただ、ここでは洗い出すだけでなく、根本的原因は何かまで整理/分析する必要があります。

 簡単な例として。とあるビデオレンタル店で経営者・スタッフ・顧客に各々ヒアリングを行い、「現状の課題とは何だと思いますか?」を洗い出すと以下のようになったとします。

キャプチャ

 ここからすべきことは、「各々の原因・真の課題とは何か」を明確にすることです。具体的に、今回の例で言うとこのような感じになるかと思います。
 ※例のため、非常にざっくり行っていますが、実際にやるときはもっと細かい粒度で分析することになります。

キャプチャ2

 ここでのポイントとしては2点、「A.意見としてでたことが、そのまま課題ではない」「B.ソリューションにはまだ言及しない」というところですね。

意見としてでたことが、そのまま課題ではない

 「どう変えたい?」というと、みんな好き放題言います。当然、粒度も違えば、視点も違う。具体度/抽象度もまちまちです。同じ原因に起因するものもあれば、そもそも対応の必要のないものもあります。

 これらを(言われたことは言われたこととして洗い出した上で)「無視してもよい点なのか」「無視できないものであれば、その理由は何か」を深堀りしていき、真の「課題」(図の一番右側)を明確にします。

ソリューションに言及しない

 もう一つのポイントが「ソリューションに言及しない」ことです。これ、けっこうやりがちです。

 「この業務をシステム化する」等のように、割と前提として解決策を頭に描きながら進めてしまうことがよくありますが、これはなるべく避けたほうがよいと考えます。

 もちろん、「解決できない課題」は存在しますし、それはばっさり無視すべきです。そのため、最終的に解決策は考える必要があります。ただそれは、課題を洗い出した後にやるべきと考えています。

 例えば、上記図で、課題に「業務がシステム化されていないこと」と書いてしまいがちですが、そこは気を付けたほうがよいと思います。本当にそれは課題でしょうか。
 あくまで課題は「個人情報が管理されていない」ことであり、それをどうやって解決するかは別の論点です。

 「なぜ?」と右に進んでいく際に、「確かにそれは理由の一種ではあるけど、ピッタリ正確な理由ではない(他の理由もある)」ものになっていないか。これに気を付ける必要があります。

「現状挙げられているの課題」を解決すればオールOK?

「現状課題とはなっていないが、より改善できるところはどこか」を洗い出す必要がある

 最初に書いた通り、現状課題として挙がっていないものも洗い出す必要があります。

 というより、コンサルタントの腕の見せ所はそこだったりします。

 次回は、そのあたりについてお話しできればと思います。
 といったところで、本日はこのへんで。
 

最後まで読んで下さり、ありがとうございました。

あぶどぅる

家庭教師は、いつ、どういう時に依頼すべきか?

 おはようございます、あぶどぅるです。
 もう今年も半分が終わろうとしていますが、みなさん如何お過ごしでしょうか。

 私は、ブログ始めたのもありますが、色々と仕事に変化があったり、バンドも新規バンドを立ち上げたりと、中々激動の半年だったなーと思います。

 ただまあ、動きが激しいのは私の生活の常なので、「それも面白かろう」くらいの余裕を持って、一つ一つやっていければなーとは思っています。

 さて、本題。割と昔から持論として拘りを持ってるテーマについて。

どのような時に家庭教師を依頼すべきか

 コンサルタント業の方でも同じなのですが。「どんな時に家庭教師を依頼すべきか」というそもそも論を相談されることがちょいちょいあります。というか、こないだ相談されました。
 それはそうですよね。家庭教師への依頼や入塾タイミングとか、はっきりと自信を持っている人の方が少ないと思います。

 で、逆に。タイミングが違うと家庭教師側からも「その状況で依頼されても、何がしたいんだ・・・」というケースもあります。なので、本日はその辺について書いていこうと思います。

親御さんが「課題」の存在を認識したとき

 結論から書くと、「親御さんが『課題』の存在を認識したとき」です。これに尽きます。

 では、「課題」というのは何か。以下の記事でも書きましたが、「あるべき姿と現状との乖離」です。

「業務改善/業務効率化」を行うための2つのポイントとは?

 なので、「あるべき姿」が明確になっていないと「課題」もはっきり明文化できません。例えば

  • 東大に行きたい(あるべき姿)が、現在偏差値が10足りないのでそれを上げたい
  • 学校で平均の位置には居たい(あるべき姿)が、今は下位である

などですね。「どうなりたいけど・・・」の部分がないと、対策の練りようもないです。

「課題」は具体化/明確化されて無くても良い

 ただ、その「あるべき姿」や「課題」は具体化はさほどされていなくてもよいと思っています。というより、その具体化を手伝うのも家庭教師の役割だと思っています。

 例えば

  • なるべく大学受験時に選択肢を持ってる状態にしたい(あるべき姿)が、どうすればよいか
  • 子どもに勉強させようとすると親御さんと喧嘩になる。喧嘩せず(あるべき姿)勉強してくれるようになってほしい

 レベルでも良いのかなと思っています。で、

 なるべく大学受験時に選択肢を持ってる状態にしたい(あるべき姿)が、どうすればよいか
 ⇒大体これくらいの成績を持っていれば、進路には困らない
 ⇒だから、いまの学校ではこのくらいの位置を目指すのが良い
 ⇒そのためには、この科目をしっかりやるべき

という風に、「課題」「その解決策」の具体化をお手伝いすることができます。(ちなみに、そういうのは大好きです。一応、本業はコンサルなのでw)

 いずれにしても、具体的/抽象的に関わらず「課題認識(=理想像と現状の乖離)」があるタイミングが、頼り時(家庭教師/塾/学校に関わらず)かと思います。

 もちろん、相談の結果、「この解決策は、家庭教師じゃなくて塾の方が良いですね」となることもありますしね。

逆にやってはいけない家庭教師への依頼は?

 逆に、「こういう依頼をもらうと困る」っていうのもあります。一言で言うと「投げっ放し」ってやつですね。

「とりあえず家庭教師つければ今より良くなるでしょ?」はNG

 上記のような「課題認識」無しで、「今の時点で課題は無いが、とりあえず周りのみんなが家庭教師をつけてるからお願いします」ってやつですね。こいつはきつい。

 家庭教師・・・というか家庭の外部の人間の役割は基本的に「課題」の明確化やその解決策を考えることになると思っています。
 逆に「あるべき姿」を決めるのは担当外だと思っています、

 もちろん、「あるべき姿」がもやっとしている状態で、その明確化のお手伝いをすることはできます。というか、そういうのは大好きです。「なんかどこを目指せばよいかわからないが、何となく不安である」状態で相談されることは是非是非という感じです。

 ただ、その状況ではすべきことは「子どもにどのような教育を施すか」を考えることではなく、それより先に「子どもをどのような方向にもっていきたいか」を明確にするところです。
 「あるべき姿」をどうするか。その決断は親御さん/ご本人しかできないと思っています。極端な話、

  • うちの子を、野球選手にすべきでしょうか、科学者にすべきでしょうか

 といわれても、「申し訳ないが、それは僕が決められる話じゃないっすね」となっちゃいます。

 まあ、野球選手/科学者になるメリット/デメリットをリサーチして比較する・・・といったお手伝いことはできます。ただ、「最終的にどっちを目指すか」は僕が決めて良いことじゃないと思っています。

 なので、抽象的でも、もやっとでもよいので「あるべき姿」が頭の中にあり、「課題(現状とあるべき姿の乖離)」を認識したタイミングで、誰かに相談するのが良いかと思います。

「目的地」を決めるのは自分自身&親御さん)

 この辺の記事でも書きましたが、家庭教師の本質的な役割は「現在地認識」「目的地への行き方」のサポートだと思っています。

家庭教師の選び方①~塾と家庭教師、本質的な違いとは?~

 カーナビでも「目的地はどこですか?」「どこでしょうねえ?」だとどうしようもないですよね。

 たとえ言語化できていない/現時点で不明瞭でも「目的地を決めるのは、ご家庭自身だ」ということを認識され、投げっ放しにしないこと。これが、家庭教師(というか外部の人/組織)に上手く相談するコツなんじゃないかと思います。

 

では、本日はこのへんで。
今週も気合い入れて頑張りましょう!!

最後まで読んで下さり、ありがとうございました。

あぶどぅる

面倒屋でじっくり考える事を避ける子に「考える」癖をつけてもらうには?

 こんにちは、あぶどぅるです。
 最近はコンサル系の記事が多くなっていましたが、相変わらず家庭教師もやってます。

 よく、ビジネス書とかで「自分のサービスの領域は絞るべき」というアドバイスを見るのですが、自分の中では、「経営コンサルティング」「家庭教師」「研修講師(対個人)」って基本的に同じカテゴライズなんですよね。

 まあ結局、相手の成長のお手伝いをするのが好きなんだと思います。その対象が、「法人」か「子ども」か「若手ビジネスマン」の違いだけで、本質的には同じなんじゃないかなーと。

 さて、本題。

面倒屋でじっくり考える事を避ける子に「考える」癖をつけてもらうには?

 家庭教師サイトで、メールベースでこんなご相談を頂いたため、書いてみたいと思います。
 「粘り強く考える子になってもらうには?」ということでした。

 以前、「子供が、自分で考える力をつけるには」というテーマで記事を書いたことがありましたが、その一歩手前のイメージですね。「考える力の鍛え方」の前に「まず考えるという行動をとってもらうには」という意味で。

子どもが「自分で考える力」をつけるためのコミュニケーションとは?

子どもにとって考えることが「メリット」であるような環境を作りましょう

 まず、「考える」という行動に至るか否かの要因について、整理してみましょう。

 以前、別の記事で、「人間、メリットがありデメリットの小さい行動を取るよ」といったことを書きました。

 では、それを踏まえたうえで、親御様や学校、塾、家庭教師の先生など、周りの人には何ができるでしょう。
 子どもにとって「自分で考える」ことが「メリットのある行動」「デメリットのない行動」となるような環境になるには、大人側はどう行動すればよいでしょうか。

 具体的にはポイントは2つだと思っています。

ポイント①「先生が焦らず、問いかけ、待つ」

 主には、「考えることがメリットとなる行動である」と思ってもらうアプローチですね。

 「『わからない』っていえば、答えを教えてもらえる」というような癖がつかないよう、教える側も粘り強く構えることかと考えます。
 ※まあ、家庭教師は「教える」というより「導く」というイメージなので「教える」という単語もさほど好きではないのですが・・・。

 特に、焦ると「先生が解いて見せて終わり」となりがちです。しかし、これをやってしまうと「あ、考えずに答えを言ってしまうのが一番メリットのある行動だ」と生徒は認識してしまいます。
 ですので、厳しい言い方をすると「考えるまで終わらない」という形で、じっくり生徒が考える姿勢になるまで問いかけ続けることが必要かと考えます。

ポイント②「少しでも自身で考えて出した時にしっかり評価する」

 こちらは、「考えることがメリットとなる行動である」「デメリットのない行動である」の両方ですね。

 とにかく「自身で考え、アウトプット」した際に、しっかりと評価する(ほめる)ことが大切だと考えます。「間違ったことを言ったら、恥ずかしい/怒られる」という考えを除去して、「自分で考えることにデメリットはないんだよ」と体に染みつけてもらいます。

 もちろん、誤りは軌道修正する必要はありますが、その前にまず「なるほどね」「おお、やるね」といった言葉から入るコミュニケーションにより、「自身で考えたこと」を肯定してあげるのが良いかと思います。

「癖」をつけるのに焦りは禁物

まあ、いずれにしても、日々のコミュニケーションレベルで行うのが良いのかなと思っています。「考え方の癖」って、一朝一夕では体にインストールされないものですので。

何事も、子どもに「教える」よりは、子どもに対し「質問する」という姿勢が、「自分で考える癖」の習得に繋がるのではないか、と考えています。

 

では、本日はこのへんで。
今週もあと一日頑張りましょう。

最後まで読んで下さり、ありがとうございました。

あぶどぅる

「現行業務の明確化」は何のために、どのようなレベルで行う必要があるのか?

「現行業務の明確化」とは何のために行うのか

 というわけで本題。

 「コンサルティン手法/どのように進めていくか」について、各stepを詳細に説明してみよう企画、第二弾。

 ※コンサルティング全体像はこちら
 業務高付加価値化コンサルティングの説明

 本日は「現行業務の明確化」について。

キャプチャ

「現行業務の明確化」とは何か?

現行の業務を明確化することです!!

 そのままですね、はい。具体的には、以下のようなフローを作るイメージです。

キャプチャ

 パワポには書いていませんが、上記のようなフロー図と合わせて、「営業」や「受注/入力」といった各業務の詳細説明も文面化して明確にします。

「現行業務の明確化」とは何のために行うのか?

業務を3種類に分類するため

 そもそも、現行業務は何のために明確化するか。それは、対象組織にて行っている業務を、以下3種類に色分けするためです。

  • a.高度な判断が必要なもの
  • b.パターン化し得る判断を伴うもの
  • c.判断を伴わないもの(事務作業)

 何のために色分けするかというと、最終的に「a.高度な判断が必要」な業務の比率を上げようとする際、業務全体がしっかり回るようにする(業務の漏れをなくす)ためですね。

 上記「業務高付加価値化コンサルティングの説明」の記事で書いたように業務効率化の目的は、組織全体で「高付加価値な仕事(=あなたしかできないこと)」の比率を高め、筋肉質な組織とすることにあります。

 かといって、業務の全てが高付加価値なわけでは当然ありません。事務作業もあれば、ルーチンワークもあります。
 ばっさり、「高付加価値なことだけやる」なんてしてしまうと、必要な業務がすっぽり抜け落ち、業務自体が回らなくなります(当然ですが・・・。) 業務を効率化しようと、「やらなきゃいけないこと」は付加価値の高低に関わらずやらなきゃいけないですからね。

 あくまで効率化とは、それを適切な手段/適切な担当者がやっている状態にすることなので。

 なので、まずは現行業務において「何をしているのかを」をすべて洗い出します。あとで、「低付加価値(ルーチンワークとか、ただのっ事務作業とか)」をツール化したり、別の単価の安い人に移行するために。

個人でも同じですよー

 ちなみに、余談ですが。このような「業務の洗い出し」と「各業務の付加価値の判定」は個人単位でも同様だと考えています。
 日々の業務で、忙殺されている方・「とりあえずは、効率的に仕事をしたいなー」という方は以下の記事をご覧いただくと嬉しいなと思います。

「普通の社員」が仕事の速度を飛躍的に上げるためには?

「現行業務の明確化」の際、気を付けることは何か?

丁寧かつ詳細に、業務を分解すること

 これに尽きると思います。

 例えば、上記フローの図で言うと「納期確認」「進捗確認」という業務があります。各々

  • 「納期確認」:各案件の納期まであと何日かを確認する
  • 「進捗確認」:確認し、納期まであと3日の案件についてライターに状況確認する

という内容なのですが。これを「進捗管理」といった形で一括りにするのは絶対ダメなんですよ。本当に。とってもやりがちなことではあるのですが。

 「納期確認」はぶっちゃけ頭を使わなくてもできる低付加価値作業です。本日から3日後が納期である案件をリストアップするだけです。人によって結果が変わることは全くありません。

 逆に、「進捗確認」は実は高度な仕事だったりします。ライターさんごとに進捗の進み方は異なるでしょうし、そもそも案件の内容やクライアントの意図を深く理解していないと、進捗状況をしっかり把握できなかったりします。ここは、人の能力に依存する「高付加価値な」業務だと考えます。

 なので、この2つの業務を一まとめにするのはとっても危険なんですよね。前述のように「色分け」して、そのままにするのか、ツール化するのかの判定を行う上では。

 非常に細かい粒度で、「付加価値の評価をするんだ」ということを念頭に置いた上で業務の洗い出し(分割)をすること。これが大きなポイントだと考えます。

「現行業務の明確化」した後は何をするの?

「新業務」を設計する上でのポイントを洗い出します

 現行業務を洗い出した後は、いきなり「じゃあ、こう変えよう」と新業務の設計には入りません。

 新業務において、抑えるべきポイントを洗い出すのですが・・・そこからはまた次回ということで。
 本日はこのへんで。
 

最後まで読んで下さり、ありがとうございました。

あぶどぅる

「業務改善/業務効率化」を行うための2つのポイントとは?

こんにちは、あぶどぅるです。最近「え、会社に所属してるの?」とかちょいちょい尋ねられます(=ω=)
こっちに現況・自己紹介的なところについて纏めましたが、フリーランスとしてご相談は受けつつ、一応コンサルファームにも所属してますよ!!

管理人は結局何をしてる人なの?(2016年6月現在)

というわけで本題。

一応、コンサルティン手法/どのように進めていくか、各ステップについて、少し詳細に書いてみたいなと思います。

まあ、上記がスライドベースなので、プレゼンでいうと「口頭で語る部分」を補足していこうかなという次第です。

「業務高付加価値化コンサルティング」とは何で、何のためにするのか?

といいつつ、最初は、上記ページにない部分について。「業務高付加価値化コンサルティング、とは」というところですね。

キャプチャ

大きな目的は「あなたしかできないことをすること」

大きな目的は、「高付加価値な仕事(=あなたしかできないこと)」に時間を割くためです。
このへんは以前の記事に書きましたので、そちらを参照していただければということで・・・。

経営者が「低付加価値業務」で消耗しないためにはどうすればよいか?

では、そのためのポイントとはどのようなところになるのでしょう。

ポイント①:現状課題の解決

一つ目のポイントは「現状課題の解決」です。

現状業務において、明確に課題として認識されている点の改善です。例えば

  • 納期遅れ・ミスによる品質低下等により顧客からクレームが発生している
  • 無駄な作業により社員の長時間労働が発生している

など。すでに「これは修正しないといけない」となっている点ですね。

注意点としては「課題」とは「あるべき姿と現状との乖離」であるという点です。
つまり、経営者(トップや、事業責任者)が「これはあるべき姿ではない」と思っていなければそれは「課題」ではありません。

非常に極端な話ですが、経営者が

  • 「社員は一日17時間働くべきである」と思っている
  • 実際に、社員がそれくらい働いている
  • 法に触れるようなこと(給与未払い等)も行っていない

のであれば、それは少なくとも経営者にとっては「課題」ではありません。「あるべき姿通りの現状である」ので。

結局、主観ベースのものなんですね。なので、課題を整理する前には、その前に「あるべき姿」の認識を合わせる必要があります。簡単な例であれば

  • 社員が定時帰りしている
  • 全社員が給与に満足している

とかですね。

とにかく「課題」とは「理想的な姿ってどんな状態ですか?」があって初めて存在するものですよ、ということです。

ポイント②:低付加価値業務の削減

二つ目のポイントは「低付加価値業務の削減」です。

現時点では誰も「課題」と認識していないものの、非効率的な仕事をしている部分ですね。
他社や、もっと効率的な働き方をしている会社を「あるべき姿」と設定した場合の「課題」である、という言い方もできますが。

これは現状の業務に対して、コンサルタントが指摘/提案する点かと思います。

「こんな風に変えられますよ」「他社はこうやってますよ」という形で、より低付加価値の業務を削減します。

その具体的な方法は、後日書きますが、「①現状課題の解決」によって削減される部分もありますね。(クレームが減る⇒クレーム対応の時間が減る、というような)

上記2ポイントから、「高付加価値の作業時間の創出」

①②のポイントで現行業務の分析を行い、「高付加価値の作業時間の創出」「筋肉質な業務体制の構築」を行います。

では、具体的には、どのような形でその作業を進めていくのでしょうか。

キャプチャ2

次回からは、進め方のステップについて1つずつ書いていければと思います。

 

最後まで読んで下さり、ありがとうございました。

あぶどぅる

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