経営者が「低付加価値業務」で消耗しないためにはどうすればよいか?

 こんばんは、あぶどぅるです。
 業務の見直しから、ツールやシステム構築まで。業務効率化の頭から尻尾の先までやってます!!

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「業務効率化の範囲」とはどのように決めるのか?

 こんな問いをクライアントに頂くことがあります。
 特に「業務が非効率なのはわかっているが、その対応まで手が回っていない」という経営者の方や、施設の長(個人経営や小規模の店長・院長さんなど)に多いかと思います。

対象は、『あなたしかできない仕事』以外の全部

 結論からいくと、こうなります。
 「どこを効率化・・・」と選択するという考え方ではなく、「効率化できないところはどこかな」というのが基本的な考え方となります。

 効率化できない部分をもう少し正確に言うと「人間が頭なり体なりを使って、付加価値を出している」部分ですね。

「付加価値を出している」仕事とは「定型化できない」仕事

 では、どこを「付加価値」とするか。これは「定型化/パターン化できない部分」となります。

  • 営業であれば、顧客先に行って対面で柔軟に提案・ディスカッションを行う
  • 整体師であれば、顧客に施術を施す

 

 これは、最も付加価値がある仕事であり、自動化もできない部分です。

 逆に、

  • 紙の伝票をExcelの表に打ち直す
  • 日報を集めて回る

 

というのは分かり易く、パターン化できる仕事となります。
 そんなことに時間をかけるのであれば、より貴方しかできない仕事をしましょう。

 また、それだけでなく

  • 従業員の一カ月の勤務時間・単価から歩合給与を計算する
  • 仕事の受注内容に応じて、アルバイトのメンバーにメールを出す

 

といった、一見判断の伴うように見える作業でも、その判断が「一定のロジック(パターン)に従って」行われている場合は、ほぼ付加価値が無いと言って良いでしょう。

「付加価値を出している」仕事以外は手放すべし

 付加価値の高くない、定型化できる業務については、以下のような優先度で高単価の人の手から離していくべきと考えます。

  1. そもそも、その仕事を無くしてしまう
  2. アルバイト等、単価の安い方に振ってしまう

 

1.そもそも、その仕事を無くしてしまう
 いらない仕事は無くしてしまいましょう。

 ツール化でも、システム化でも良いです。書き写す必要のある情報は、データ化しましょう。2度手間の仕事は一度にまとめてしまいましょう。(エンジニア風に言うなら、「タスクの正規化」とでも言いますか。)

2.アルバイト等、単価の安い方に振ってしまう
 どうしてもゼロにできない業務は、単価の安い方に振ってしまいましょう。

 聞きようによっては、やや失礼にも聞こえるかもしれませんが。ビジネスは、採算が合わない行動は取るべきではありません。その作業をする人の単価がいくらで、どれだけの時間でやって、その結果どれだけの価値があるか。その観点を無くしてはいけません。

 同じタスクを、より低単価な人ができるのであれば、経営者など高単価な人(同じ時間があれば、もっと会社を稼がせることができる人)がすべきではありません。

「業務効率化」は何のためにするのか?

 そもそも論ですが。

 「新規事業の立案」や「売上の向上」といったテーマよりややネガティブに捉えられがちな「業務効率化」。何のためにするのでしょう。

 私は、「より付加価値を高めるため」と思っています。

 スタッフへの残業代を減らすため(だけ)ではなく。空いた時間で、より「その人しかできない仕事」をすればもっと顧客のビジネスは拡大・成長していくのではないか。そのための「雑務」は限りなくゼロに近い方が良いのではないか。

そう考えています。

 では、本日はこの辺で。季節の変わり目、体にはお気をつけて。
 最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

  あぶどぅる

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