「普通の社員」が仕事の速度を飛躍的に上げるためには?

 冷房のスイッチもそろそろ入れ始める季節、皆さん如何お過ごしでしょうか。
 微妙に体調崩してるあぶどぅるです。

 冷房を入れ始め、同時に喉を傷めるというベタなことをやってしまいました。流石に人と話す仕事でずっとゴホゴホしてる訳にもいかないので、明日あたり病院に行ってこようかと。
 周りでも気温が不安定なせいか、体調崩されてる方が多いようなので、皆さんも十分お気を付けください。

仕事の速度を飛躍的に上げるためにはどうすればよいか

 はい、で本題ですな。「仕事の速度を飛躍的に上げる方法」です。非常に良くあるタイトルでいささか躊躇われたのですが。「外資流仕事術」とか、色々と本屋に並んでますよね。

 まあ、そのへんの書籍の良し悪しは置いておいて、と。自分も会社や趣味(※)で身に付けたことを基に考えをまとめて文面化しておこうと思いました。

 前述の書籍類と被っている部分もあるかとは思いますが、その点はお許しを。
※趣味でも、バンドのリーダー等、多くのタスクを捌かなければいけないシーンは多々ありますので

「短時間ですべき仕事」と「そうでない仕事」とは

 さて、どうやって仕事速度を上げるか、の前に1点。仕事には「短時間ですべき仕事」と「そうでない仕事」があります。

 「短時間ですべき仕事」とは、付加価値の低い(もしくは限りなく0に近い)作業。さほど頭を使わず行える、データ入力や定型的な資料作りです。これについては、時間をかける意味はありません。アウトプットに大きな差の生まれない、所謂「作業」なら、短時間で終わるほうが良いに決まっています。

 逆に、「そうでない仕事」とは人の判断が伴う仕事。アイディアを出したり、過去の複雑な経験から判断を行ったりという、「定型化できない仕事」です。これは、(勿論内容にもよりますが)その人が付加価値を生み出すところ。時間をかけるのに値する仕事かと思います。

 各々の詳細は、以下の記事でも書いた通りですね。
 経営者が「低付加価値業務」で消耗しないためにはどうすればよいか?

具体的に「低付加価値」業務の時間を減らすには?

まずは、自分のタスクの洗い出し

 これが一番大事。というか、最もされていない部分かと思います。コンサル入って新人時代、死ぬほど叩き込まれました。いや、本当に。

 自分の作業を「分単位」で洗い出します。仕事をしながらでも良いですし、終わった後でも大丈夫です。Excelに書き出してみましょう。作業の単位は、なるべく細かく。本当に細かく。

 「ドキュメントXXX作成」とかではなく、「ファイルを探す」「ファイルを開く」「ドキュメントのファイル名を変える」など。メールであれば「タイトルを書く」「本文を書く」レベルで。

タスクの色分け

 書き出してみると、まず「この作業いるか?」というものが存在することが認識できると思います。というか、よほど筋肉質で濃密な仕事の仕方をしてる方でない限り、確実に存在します。

  ファイルを探す⇒あれ、ショートカット作っておけば1秒じゃないか?

  毎日作るファイルの名称を変える⇒あれ、事前にタイトルに日付の入ったファイルを自動で全部作っておけば必要無くないか?

  紙に書いた内容のデータ入力⇒あれ、最初からPCで入力すれば一旦紙に書く必要無くないか?

といった感じですね。

 一言で「作業効率」というと「意識の問題」というように精神論になりがちですが、きちんと細分化して見える化することで、「この作業いらない」というチェックリストを作ることができます。

「低付加価値」業務の削除/ツール化

 流石に、ルーチン系の作業とはいえ、全てを「ゼロ」にはできません。ただ、「人による複雑な判断」が入っていないのであれば、自動化・ツール化はできます。

 具体的な方法はケースバイケースになりますが、

  ・紙⇒電子化の変更
  ・資料の標準化と、テンプレートの使用
  ・Excel(マクロ含む)ツール
  ・Accessツール
  ・社内システム導入

などですね。 

 システム導入と言うと大げさに聞こえますが、社内システムでデータ管理するレベルであれば、最近は非常に安価&手軽に導入できるようになりましたね。
 個人単位で導入することは少ないかもしれませんが、2~5人レベルの部署やベンチャーであれば導入する余地は十分ありますね。

 あ、ちなみに友達相手にExcel研修をして、「あれ受けてからめっちゃ仕事が早くなった」と好評だったのですが、その内容はこちらに書いてたりします。
 管理人のExcel研修は割と好評だったようですよ?

結論をまとめると?

 で、結論としては

  • 自分の作業を「低付加価値」「高付加価値」ではっきり色分けして
  • 「低付加価値」は無くすかツール化してしまおう
  •  
    というところですね。非常にシンプルですね。ただ、できていない方や部署は非常に多いと感じています。

     特に上でも書きましたが「自分の作業の低付加価値/高付加価値の色分けをする」について、そもそもそういう認識が無いように見受けられます。まずは、「自分が今日何の作業をしたか」を「分単位」で振り返ってみるところがスタートなのではないでしょうか。

     

    では、本日はこのへんで。今週も折り返し。後半も頑張りましょう。
    最後まで読んで下さり、ありがとうございました。

    あぶどぅる

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