「現行業務の明確化」は何のために、どのようなレベルで行う必要があるのか?

「現行業務の明確化」とは何のために行うのか

 というわけで本題。

 「コンサルティン手法/どのように進めていくか」について、各stepを詳細に説明してみよう企画、第二弾。

 ※コンサルティング全体像はこちら
 業務高付加価値化コンサルティングの説明

 本日は「現行業務の明確化」について。

キャプチャ

「現行業務の明確化」とは何か?

現行の業務を明確化することです!!

 そのままですね、はい。具体的には、以下のようなフローを作るイメージです。

キャプチャ

 パワポには書いていませんが、上記のようなフロー図と合わせて、「営業」や「受注/入力」といった各業務の詳細説明も文面化して明確にします。

「現行業務の明確化」とは何のために行うのか?

業務を3種類に分類するため

 そもそも、現行業務は何のために明確化するか。それは、対象組織にて行っている業務を、以下3種類に色分けするためです。

  • a.高度な判断が必要なもの
  • b.パターン化し得る判断を伴うもの
  • c.判断を伴わないもの(事務作業)

 何のために色分けするかというと、最終的に「a.高度な判断が必要」な業務の比率を上げようとする際、業務全体がしっかり回るようにする(業務の漏れをなくす)ためですね。

 上記「業務高付加価値化コンサルティングの説明」の記事で書いたように業務効率化の目的は、組織全体で「高付加価値な仕事(=あなたしかできないこと)」の比率を高め、筋肉質な組織とすることにあります。

 かといって、業務の全てが高付加価値なわけでは当然ありません。事務作業もあれば、ルーチンワークもあります。
 ばっさり、「高付加価値なことだけやる」なんてしてしまうと、必要な業務がすっぽり抜け落ち、業務自体が回らなくなります(当然ですが・・・。) 業務を効率化しようと、「やらなきゃいけないこと」は付加価値の高低に関わらずやらなきゃいけないですからね。

 あくまで効率化とは、それを適切な手段/適切な担当者がやっている状態にすることなので。

 なので、まずは現行業務において「何をしているのかを」をすべて洗い出します。あとで、「低付加価値(ルーチンワークとか、ただのっ事務作業とか)」をツール化したり、別の単価の安い人に移行するために。

個人でも同じですよー

 ちなみに、余談ですが。このような「業務の洗い出し」と「各業務の付加価値の判定」は個人単位でも同様だと考えています。
 日々の業務で、忙殺されている方・「とりあえずは、効率的に仕事をしたいなー」という方は以下の記事をご覧いただくと嬉しいなと思います。

「普通の社員」が仕事の速度を飛躍的に上げるためには?

「現行業務の明確化」の際、気を付けることは何か?

丁寧かつ詳細に、業務を分解すること

 これに尽きると思います。

 例えば、上記フローの図で言うと「納期確認」「進捗確認」という業務があります。各々

  • 「納期確認」:各案件の納期まであと何日かを確認する
  • 「進捗確認」:確認し、納期まであと3日の案件についてライターに状況確認する

という内容なのですが。これを「進捗管理」といった形で一括りにするのは絶対ダメなんですよ。本当に。とってもやりがちなことではあるのですが。

 「納期確認」はぶっちゃけ頭を使わなくてもできる低付加価値作業です。本日から3日後が納期である案件をリストアップするだけです。人によって結果が変わることは全くありません。

 逆に、「進捗確認」は実は高度な仕事だったりします。ライターさんごとに進捗の進み方は異なるでしょうし、そもそも案件の内容やクライアントの意図を深く理解していないと、進捗状況をしっかり把握できなかったりします。ここは、人の能力に依存する「高付加価値な」業務だと考えます。

 なので、この2つの業務を一まとめにするのはとっても危険なんですよね。前述のように「色分け」して、そのままにするのか、ツール化するのかの判定を行う上では。

 非常に細かい粒度で、「付加価値の評価をするんだ」ということを念頭に置いた上で業務の洗い出し(分割)をすること。これが大きなポイントだと考えます。

「現行業務の明確化」した後は何をするの?

「新業務」を設計する上でのポイントを洗い出します

 現行業務を洗い出した後は、いきなり「じゃあ、こう変えよう」と新業務の設計には入りません。

 新業務において、抑えるべきポイントを洗い出すのですが・・・そこからはまた次回ということで。
 本日はこのへんで。
 

最後まで読んで下さり、ありがとうございました。

あぶどぅる

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