現行業務の「改善点」はどのように洗い出すべきか?

ども、あぶどぅるです。

家を出るときにクーラーを切り忘れ、電気代のかさむ今日この頃。みなさん如何お過ごしでしょうか。

さて、前回の続き。
現状は課題として認識されていないものの、業務において「より改善できる点」を洗い出すにはどうすればよいでしょうか。

業務の「あるべき姿」とはどのようなものか?

全ての社員が「その人しかできないこと」をしている状態

 以前の記事にも書きましたが、組織が最も力を発揮している状態とは「各社員がその人しかできないこと」をしている状態だと考えています。それが「あるべき姿」だと考えます。

 逆に言うと、「現在の作業者よりも単価の低い人ができることをやっている」状態は無駄な状態といえます。

  • 部長ができることを社長がやっている
  • 課長のできることを部長がやっている
  • 主任のできる仕事を課長がやっている
  • バイトのできる仕事を正社員がやっている
  • 自動化できる仕事を(役職を問わず)社員がやっている

などですね。

あるべき姿になるための「改善点」はどのように洗い出すべきか?

では、そのような「非効率な業務」はどのように洗い出すのでしょう。

業務フローをベースに、各業務の必要性/担当妥当性を検討する

ベースとなるのはstep1で行った「現行業務の明確化」です。

キャプチャ

上記フローにて洗い出した業務各々について、

  • そもそも必要な業務だろうか
  • 必要なスキルは何か
  • そのスキルはだれが持っているか

を明確化します。

 意外に出てきますよ、「あれ、なんでこの仕事をこの人がやってるんだろう?」「そもそも、この仕事ってなんで存在するんだろう」ってこと。

 このような作業を経て、「不要な業務の削除」「担当業務の適正化(単価の正しい人にやらせる)」すべき点を洗い出します。

 正直、口で言うより遥かに大変な作業です。実際の業務は、上記フローよりも複雑に絡み合っていたり、暗黙知となっていることを掘り起こしたりしなければいけません。
 ただ、そこのミリミリした部分を避けると「本当に効果のある業務改善」はできなくなります。

 そして、ここまで終わると、あとは新しい「あるべき業務の姿」を描くフェーズですね。
 そこはまた次の記事で。本日はこのへんで。
 

最後まで読んで下さり、ありがとうございました。

あぶどぅる

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